Hoe wij werken in onderwijs en verenigingen
Verenigingen en opleiders draaien op administratie: wie is lid, wie heeft betaald, wie heeft welke cursus gevolgd en welk certificaat is nog geldig. Die administratie wordt vaak gedaan door een klein bureau of vrijwilligers, met systemen die in de loop van jaren aan elkaar zijn geplakt. Wij bouwen ledenadministratie software en cursusportalen die dat werk overnemen en die begrijpelijk blijven voor de mensen die ermee werken, ook als het bestuur of het secretariaat wisselt.
We kennen de praktijk van branche- en beroepsverenigingen, opleiders en sportbonden. Denk aan lidmaatschapstypen met verschillende contributies en ingangsdata, bedrijfslidmaatschappen met meerdere contactpersonen, afdelingen en regio's met eigen penningmeesters, en de jaarlijkse incassorun met SEPA-machtigingen. Bij opleiders gaat het om open inschrijvingen naast incompany-trajecten, wachtlijsten, annuleringsvoorwaarden en examens die aan een accreditatie moeten voldoen. We werken met Exact Online en AFAS voor de financiën, Microsoft 365 en Entra ID voor inloggen, Moodle als leeromgeving, Mailchimp voor nieuwsbrieven en Mollie voor betalingen.
Regels zoals de AVG voor ledendata, de eisen van accreditatie-instanties aan PE-registratie, en de fiscale regels rond btw-vrijstelling voor onderwijs en contributie nemen we mee in het ontwerp, zodat je bij een audit of controle direct kunt laten zien wat er is geregistreerd.
Voorbeelden van wat we bouwen
- Een SaaS-ledenadministratie voor een branchevereniging met bedrijfsleden, meerdere contactpersonen per lid, contributie op basis van omzetklasse en automatische SEPA-incasso via Exact.
- Een cursusportaal voor een opleider waarin cursisten zich inschrijven, direct betalen via Mollie of een factuur naar hun werkgever laten sturen, en na afloop hun certificaat downloaden.
- Een PE-puntenregistratie waarin docenten de presentie afvinken, leden automatisch punten krijgen bijgeschreven en de vereniging per jaar rapporteert aan de accreditatie-instantie.
- Een examenportaal met inschrijving, planning van examinatoren en locaties, digitale beoordelingsformulieren en een uitslagbrief die automatisch wordt gegenereerd.
- Een deelnemersportaal voor een sportbond waarin verenigingen hun leden aanmelden, licenties aanvragen en wedstrijdinschrijvingen doen, met afdracht per vereniging.
- Een leerlingvolgsysteem voor een particuliere school met voortgang per vak, communicatie met ouders en een koppeling naar Microsoft 365 voor roosters en inloggen.
- Een ledenportaal met een AI-kennisassistent die vragen over reglementen, cao-afspraken en lidmaatschap beantwoordt uit de eigen documenten van de vereniging.
Koppelingen met de systemen die je al gebruikt
Een ledenadministratie staat nooit op zichzelf. Contributiefacturen en incasso's moeten naar Exact Online of AFAS, nieuwsbrieven naar Mailchimp met de juiste segmenten, cursisten naar Moodle voor het e-learningdeel, en leden willen inloggen met het account dat ze al hebben via Microsoft 365 of Entra ID. Wij bouwen die koppelingen zodat een adreswijziging of opzegging één keer wordt ingevoerd en overal doorwerkt. Voor betalingen gebruiken we Mollie, met automatische verwerking van iDEAL-betalingen, terugbetalingen bij annulering en herinneringen bij openstaande facturen.
AI in onderwijs en verenigingen
Het meeste werk van een secretariaat bestaat uit vragen beantwoorden en documenten verwerken, en juist daar helpt AI. We bouwen een kennisassistent die antwoorden geeft uit je statuten, reglementen, cao-teksten en veelgestelde vragen, met bronvermelding zodat een lid ziet waar het antwoord vandaan komt. Voor opleiders maakt AI conceptvragen voor toetsen op basis van lesmateriaal en controleert het of ingeleverde opdrachten aan de beoordelingscriteria voldoen, waarna de docent het laatste woord heeft. Inkomende e-mails aan het secretariaat worden geclassificeerd op onderwerp, zoals opzegging, adreswijziging of factuurvraag, en waar mogelijk direct verwerkt. En op basis van deelname en betaalgedrag signaleren we welke leden waarschijnlijk gaan opzeggen, zodat je op tijd contact kunt opnemen.
Waarom SuperCoders
Wij werken vanuit Tilburg voor verenigingen, opleiders en scholen in Brabant en de rest van Nederland. Je krijgt een vaste prijs per fase, de broncode is van jou en wij regelen de bouw, de hosting en het beheer als één team, zodat je ook na de oplevering één aanspreekpunt hebt. Benieuwd hoe een SaaS-ledenadministratie of cursusportaal er voor jouw organisatie uitziet? Plan een gratis adviesgesprek en we bespreken je huidige administratie en wat je daaraan wilt veranderen.
