SaaS-ledenadministratie voor een branchevereniging

De vereniging vertegenwoordigt ongeveer 1.800 bedrijven in een technische branche en heeft een bureau met zes medewerkers. De ledenadministratie stond in een Excel-bestand, de contributiefacturatie liep via het boekhoudpakket, evenementen werden georganiseerd met een los ticketplatform en nieuwsbrieven via een mailtool. Geen van die systemen wist van elkaar wie lid was, welke contactpersoon actueel was en wie er al betaald had.

Elke wijziging in een lidmaatschap moest op vier plekken worden doorgevoerd. Het jaarlijkse contributietraject kostte het bureau ruim een maand, en bij evenementen ontstonden regelmatig discussies over ledentarieven omdat de deelnemerslijst niet klopte met de ledenlijst. Standaard verenigingssoftware was bekeken, maar paste niet op de lidmaatschapsstructuur met bedrijfsleden, meerdere contactpersonen per lid en contributie op basis van omzetklasse. Het bestuur zag bovendien kansen om het systeem te delen met bevriende verenigingen, wat een eigen platform aantrekkelijk maakte.

We hebben met het bureau het complete verenigingsjaar doorgenomen, van aanmelding tot opzegging en van contributiefactuur tot ledenvergadering. Op basis daarvan hebben we een vaste prijs per fase afgesproken en het platform vanaf de eerste sprint als multi-tenant SaaS opgezet, zodat een tweede vereniging later zonder herbouw kon aansluiten.

• Een ledenadministratie met bedrijfsleden, meerdere contactpersonen per lid, lidmaatschapstypen en een volledige historie van wijzigingen.
• Een contributiemodule die op basis van omzetklasse en lidmaatschapstype jaarlijks facturen aanmaakt, met een koppeling naar het boekhoudpakket en automatische betaalherinneringen.
• Een evenementenmodule met inschrijving, ledentarief dat automatisch wordt toegepast, deelnemerslijsten en aanwezigheidsregistratie op de dag zelf.
• Een ledenportaal waarin leden hun eigen gegevens en contactpersonen beheren, facturen inzien en zich inschrijven voor bijeenkomsten.
• Een koppeling met de mailtool zodat nieuwsbrieven altijd naar de actuele contactpersonen gaan.
• Een tenant-structuur met eigen huisstijl, eigen domein en gescheiden data per vereniging, plus een beheerscherm voor het aanmaken van nieuwe verenigingen.

Het platform is gebouwd als webapplicatie in Laravel en Vue.js en gehost in Nederland.

Het eerste traject duurde zestien weken voor een vaste prijs van €62.000 excl. btw. Het contributietraject, dat eerder ruim een maand kostte, is teruggebracht tot ongeveer drie dagen werk, grotendeels controle. Wijzigingen in lidmaatschappen worden nog op één plek doorgevoerd, en discussies over ledentarieven bij evenementen zijn verdwenen omdat de inschrijving direct de ledenlijst raadpleegt. Binnen een jaar na livegang zijn twee zusterverenigingen als tenant aangesloten, wat de vereniging een deel van de ontwikkelkosten terugbetaalt. De vereniging is eigenaar van de broncode en het platform. Ze betaalt een vast maandbedrag voor hosting, monitoring en updates, en nieuwe wensen van de aangesloten verenigingen worden in gezamenlijke sprints opgepakt. Het bureau beheert leden en evenementen nu volledig zelf, zonder tussenkomst van ons.