Planningssoftware en monteursapp voor een installatiebedrijf

Het bedrijf verzorgt installatie en onderhoud van verwarming, ventilatie en sanitair voor bedrijven en woningcorporaties in de regio Tilburg. De planning voor veertien monteurs stond op een whiteboard op kantoor en werd elke avond overgenomen in een Excel-bestand dat per mail naar de monteurs ging. Wijzigingen overdag gingen via WhatsApp, waardoor de versie op het whiteboard, in Excel en op de telefoon van de monteur regelmatig van elkaar afweken.

Werkbonnen werden op papier ingevuld en op vrijdag ingeleverd. De administratie typte ze over in het boekhoudpakket, wat gemiddeld zes werkdagen kostte tussen uitgevoerd werk en verstuurde factuur. Materialen die niet op de bon stonden, werden niet gefactureerd. Het bedrijf had twee standaardpakketten bekeken, maar die pasten niet op de mix van projectwerk, storingen en onderhoudscontracten.

We zijn gestart met een ochtend meelopen op de planning en een dag mee in de bus, om te zien hoe een storing binnenkomt en hoe een werkbon echt wordt ingevuld. Op basis daarvan hebben we een vaste prijs per fase afgesproken en zijn we in sprints van twee weken gaan bouwen, met de planner als eerste testgebruiker.

• Een digitaal planbord in de browser, met slepen van opdrachten naar monteurs en dagen, en een aparte weergave voor storingen die dezelfde dag opgepakt moeten worden.
• Een monteursapp voor Android en iOS waarin de monteur zijn dagplanning ziet, uren en materialen registreert, foto's toevoegt en de klant laat aftekenen op het scherm.
• Offline werking in de app, zodat registratie in kelders en technische ruimtes doorgaat en synchroniseert zodra er bereik is.
• Een koppeling met het boekhoudpakket waardoor een afgetekende werkbon automatisch een conceptfactuur wordt, inclusief materialen uit de artikellijst.
• Onderhoudscontracten met terugkerende bezoeken die automatisch in de planning verschijnen.
• Een eenvoudig dashboard voor de directie met bezetting, openstaande storingen en nog niet gefactureerd werk.

De planningssoftware ging na acht weken live voor de planner, de app twee sprints later voor alle monteurs.

Het hele traject duurde veertien weken voor een vaste prijs van €48.000 excl. btw. De doorlooptijd tussen uitgevoerd werk en verstuurde factuur daalde van gemiddeld zes werkdagen naar één dag, omdat werkbonnen dezelfde dag digitaal binnenkomen. Het overtypen van werkbonnen is volledig verdwenen, wat de administratie ongeveer twaalf uur per week scheelt. Het bedrijf factureert daarnaast meer materialen omdat monteurs die nu direct uit de artikellijst kiezen. Het whiteboard is na drie maanden van de muur gehaald. In de maanden daarna hebben we in twee korte sprints een koppeling met de materiaalleverancier toegevoegd en een urenoverzicht per project voor de nacalculatie. Het bedrijf is eigenaar van de broncode en betaalt een vast maandbedrag voor hosting en onderhoud.