B2B-klantenportaal voor een groothandel

De groothandel levert technische onderdelen en verbruiksmaterialen aan ruim vierhonderd zakelijke klanten in Zuid-Nederland en België. Orders kwamen binnen via e-mail, telefoon en fax, en werden door de binnendienst handmatig in het ERP ingevoerd. Elke klant heeft eigen prijsafspraken en kortingen, waardoor een verkeerde prijs op een orderbevestiging geregeld voorkwam.

De binnendienst van vijf medewerkers besteedde naar schatting een derde van de dag aan statusvragen: is mijn order verzonden, kun je de factuur nog een keer sturen, wat was ook alweer mijn prijs voor dit artikel? Een standaard webshopplatform was overwogen, maar kon de klantspecifieke prijslijsten, de afleveradressen per vestiging en de koppeling met het ERP niet zonder veel maatwerk aan. Het bedrijf wilde één portaal dat direct op het ERP draaide en dat klanten zonder uitleg zouden begrijpen.

We hebben eerst een halve dag met de binnendienst meegeluisterd om te horen welke vragen het vaakst binnenkwamen. Daarna hebben we de ERP-koppeling in kaart gebracht en een vaste prijs per fase afgesproken. In sprints van twee weken bouwden we het klantenportaal, waarbij vijf klanten vanaf de derde sprint meetestten.

• Een koppeling met het ERP via de beschikbare API, waardoor artikelen, klantspecifieke prijzen, voorraad en orderstatus elk kwartier worden bijgewerkt.
• Een bestelmodule met snel bestellen op artikelnummer, bestellijsten per vestiging en het opnieuw plaatsen van eerdere orders.
• Een orderoverzicht met status per orderregel, track-and-trace van de vervoerder en een verwachte leverdatum.
• Een factuurarchief waarin klanten facturen en pakbonnen als PDF downloaden en openstaande posten zien.
• Een rechtenstructuur zodat een klant meerdere gebruikers en vestigingen kan beheren, met inkopers die wel of niet mogen bestellen.
• Een beheerscherm voor de binnendienst om klanten uit te nodigen en orders die via het portaal binnenkomen te volgen.

Het portaal is als webapplicatie gebouwd, zodat klanten geen app hoeven te installeren en het ook op een telefoon in het magazijn werkt.

Het project duurde twaalf weken voor een vaste prijs van €36.000 excl. btw. Binnen vier maanden na livegang gebruikte ongeveer 70% van de actieve klanten het portaal. Het aantal telefoontjes en mails over orderstatus en facturen daalde met ruim 60%, waardoor de binnendienst tijd kreeg voor actieve verkoop. Het aandeel orders dat zonder handmatige invoer in het ERP terechtkomt, steeg van vrijwel nul naar 55%. Prijsfouten op orderbevestigingen kwamen na de livegang niet meer voor, omdat de prijzen direct uit het ERP komen. In een vervolgfase hebben we een module voor prijsaanvragen toegevoegd, zodat klanten ook offertes via het portaal opvragen. De groothandel is eigenaar van de broncode en het portaal draait op hosting in Nederland, met onderhoud voor een vast bedrag per maand.