Wat is een webshop koppelen aan ERP?
Je webshop koppelen aan ERP of boekhouding betekent dat bestellingen, klantgegevens, voorraadstanden, prijzen en betalingen automatisch heen en weer gaan tussen je webshop en je administratie. Een klant bestelt in Shopify of WooCommerce, en zonder dat iemand iets doet staat de order in Exact Online of AFAS, is de voorraad afgeboekt, gaat de pakbon naar het magazijn en wordt de factuur aangemaakt en gemaild. Verkoop je een artikel in de winkel of via een vertegenwoordiger, dan zakt de voorraad ook op de website. Verhoog je een prijs in het ERP, dan staat die binnen een paar minuten in de shop.
Wij bouwen zulke boekhoudkoppelingen en ERP-koppelingen vanuit Tilburg. Soms is er een standaardplugin die goed genoeg is en dan zeggen we dat. Vaak blijkt zo'n plugin echter niet om te kunnen gaan met staffelprijzen, klantspecifieke prijsafspraken, meerdere magazijnen, btw-regels voor het buitenland of samengestelde artikelen. Dan bouwen we een koppeling op maat die precies doet wat jouw bedrijf nodig heeft.
Voor wie is een boekhoudkoppeling bedoeld?
Voor elke webshop met meer dan een handvol orders per dag en een administratie die daarachter moet kloppen. Uit onze praktijk:
- Een groothandel in Waalwijk met een B2B-webshop op WooCommerce en Exact Online, waar dagelijks veertig orders werden overgetypt; lees de case over hun webshop-boekhoudkoppeling.
- Een fabrikant van interieurproducten met een Shopify-shop voor consumenten en AFAS als ERP, waar retouren en creditnota's handmatig werden verwerkt.
- Een technische groothandel met een Magento-shop, 40.000 artikelen en klantspecifieke prijzen die uit het ERP moeten komen.
- Een kweker die via meerdere verkoopkanalen levert en één voorraadwaarheid nodig heeft in het ERP.
- Een opleidingsinstituut dat cursusinschrijvingen via de webshop automatisch wil factureren in Twinfield.
Verkoop je ook via marktplaatsen als bol.com of Amazon, dan nemen we die kanalen mee in dezelfde koppeling, zodat je ERP de enige plek is waar voorraad en prijs worden bepaald.
Wanneer is dit slim?
Zodra je merkt dat handmatig werk tussen shop en administratie tijd kost of fouten oplevert. Typische signalen: klanten die bellen omdat een artikel dat 'op voorraad' stond toch niet leverbaar is, orders die dubbel of niet zijn ingevoerd, facturen die dagen na levering pas de deur uit gaan, en een boekhouder die aan het einde van de maand bankmutaties handmatig zit te matchen met webshoporders. Bij twintig orders per dag praat je al snel over anderhalf tot twee uur handwerk per dag.
Minder slim is een koppeling bouwen op een webshop of ERP dat je binnen een jaar gaat vervangen; dan is het beter de wissel eerst te maken en de koppeling direct op het nieuwe pakket te zetten. En bij een shop met een paar orders per week is een wekelijkse import meestal goed genoeg. Meer over de algemene afwegingen lees je bij API koppeling laten maken en in wat kost een api koppeling.
Wat kost een webshop koppelen aan ERP?
De prijs hangt af van het aantal datastromen, de complexiteit van je prijs- en btw-regels en de kwaliteit van de API's. Indicatieve ranges, exclusief btw:
- Basiskoppeling: orders en klanten van webshop naar boekhouding, facturen retour: €3.500 tot €6.500
- Volledige tweerichtingskoppeling: orders, klanten, voorraad, prijzen, betalingen en verzendstatus: €6.500 tot €14.000
- B2B-koppeling met klantspecifieke prijzen, staffels, meerdere magazijnen en kredietlimieten: €12.000 tot €25.000
- Extra verkoopkanalen zoals bol.com, Amazon of een tweede webshop in dezelfde koppeling: €2.000 tot €5.000 per kanaal
- Monitoring en onderhoud, inclusief aanpassingen bij API-wijzigingen van Shopify, Exact en dergelijke: vanaf €95 per maand
Je krijgt na een inventarisatie van je pakketten en datastromen binnen twee werkdagen een vaste prijs. Houd ook rekening met de kosten van API-toegang bij sommige leveranciers; die vertellen we je vooraf.
Hoe wij een webshopkoppeling bouwen
We beginnen met de vraag welk systeem de waarheid is voor welke gegevens. Meestal: het ERP voor artikelen, prijzen en voorraad, de webshop voor orders en klantaccounts. Die keuze voorkomt de meest voorkomende valkuil: twee systemen die elkaar overschrijven en niemand die weet welke voorraad klopt. Daarna werken we per datastroom de mapping uit, inclusief btw-codes, betaalmethoden, verzendkosten en kortingen, want juist daar gaan standaardplugins de mist in.
De koppeling bouwen we als kleine zelfstandige applicatie in Laravel of Node.js, met een beheerscherm waarin je per order de status ziet, fouten kunt herstellen en een order opnieuw kunt versturen. Nieuwe orders komen binnen via webhooks en staan binnen een minuut in je ERP; voorraad en prijzen synchroniseren we op een vast ritme. We testen met je testomgevingen, draaien een paar dagen parallel met het handmatige proces en schakelen dan over. Hosting en monitoring nemen we desgewenst over onder hosting en devops, op servers in Nederland.
Webshop koppelen in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders koppelt webshops aan ERP en boekhouding vanuit Tilburg voor groothandels, fabrikanten en retailers in Brabant en heel Nederland. Een koppeling bouwen we vrijwel volledig op afstand; het enige wat we nodig hebben is toegang tot je testomgevingen en een paar korte afstemmomenten. Wil je weten of jouw combinatie van webshop en boekhoudpakket te koppelen is en wat dat kost? Bel 013 234 0782 of plan een gratis adviesgesprek.