Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering is het vervangen van handmatige, repeterende stappen in je bedrijf door software die ze automatisch, consequent en zonder wachttijd uitvoert. Een binnenkomende bestelling die zelf een orderbevestiging stuurt, een picklijst aanmaakt en de factuur klaarzet. Een inkoopfactuur die automatisch wordt uitgelezen, gecontroleerd tegen de bestelling en ter goedkeuring bij de juiste manager belandt. Een weekrapport dat maandagochtend om zeven uur in de mailbox van de directie staat, zonder dat iemand op vrijdagmiddag Excel-tabbladen aan elkaar heeft geplakt.
Bij bedrijfsprocessen automatiseren gaat het zelden om één groot systeem. Het gaat om tientallen kleine handelingen die samen uren per dag kosten en waarin fouten sluipen omdat mensen nu eenmaal geen machines zijn. Wij brengen die handelingen in kaart, kiezen de stappen met de grootste winst en bouwen daar gerichte software voor, meestal bovenop de systemen die je al gebruikt.
Voor wie is handmatig werk automatiseren interessant?
Voor mkb-bedrijven met een administratie of operatie die is meegegroeid met het bedrijf, maar niet is meegeorganiseerd. Herkenbare voorbeelden:
- Een groothandel waar orderbevestigingen, pakbonnen en facturen nog handmatig uit drie verschillende systemen worden samengesteld.
- Een productiebedrijf waar de werkvoorbereiding elke ochtend een uur kwijt is aan het overtypen van orders naar productiebonnen.
- Een installatiebedrijf waar de administratie inkoopfacturen van leveranciers matcht met werkbonnen om de nacalculatie kloppend te krijgen.
- Een zorginstelling waar roosters, urenregistratie en declaraties in losse systemen leven en maandelijks handmatig worden afgestemd.
- Een dienstverlener waar contractverlengingen, opzegtermijnen en prijsindexaties in een agenda worden bijgehouden en te vaak worden gemist.
- Een onderwijsinstelling waar inschrijvingen, plaatsingen en betalingsherinneringen door twee mensen met de hand worden verwerkt.
Wanneer is automatiseren slim?
Een goede vuistregel: automatiseer een taak als hij vaak voorkomt, volgens vaste regels verloopt en tijd of fouten kost. Een handeling van vijf minuten die twintig keer per dag gebeurt, is 400 uur per jaar. Daar mag een investering tegenover staan. Automatiseer niet wat één keer per kwartaal gebeurt of wat voortdurend om menselijke beoordeling vraagt; daar is de software duurder dan het probleem.
Een tweede vuistregel: automatiseer pas als het proces helder is. Een rommelig proces automatiseren geeft rommel op hoge snelheid. Daarom besteden we in de eerste fase tijd aan het uittekenen van de huidige werkwijze en het opschonen van uitzonderingen. Vaak blijkt dat een paar afspraken intern al veel opleveren, nog voordat er code is geschreven. Wil je weten hoe procesautomatisering zich verhoudt tot een compleet nieuw systeem, lees dan de voordelen van maatwerk software.
Wat kost procesautomatisering?
We werken in afgebakende stappen met een vaste prijs per stap. Zo zie je per onderdeel wat het kost en wat het oplevert. Indicatieve ranges, exclusief btw:
- Eén proces automatiseren op bestaande systemen, bijvoorbeeld automatische orderbevestiging en facturatie: €4.500 tot €9.000
- Documentverwerking: inkoopfacturen, pakbonnen of formulieren automatisch uitlezen, controleren en doorzetten: €7.500 tot €15.000
- Workflowsysteem met goedkeuringen, taken en meldingen voor meerdere afdelingen: €15.000 tot €35.000
- Automatische rapportages en dashboards uit meerdere bronnen: €5.000 tot €12.000, zie ook dashboards en BI
- Beheer en aanpassingen na livegang: vanaf €150 per maand
De meeste opdrachtgevers beginnen met één proces van rond de €5.000 tot €10.000 dat binnen een half jaar is terugverdiend, en breiden daarna stap voor stap uit. Je krijgt na het adviesgesprek binnen twee werkdagen een prijsindicatie.
Hoe wij automatisering aanpakken
We starten met een procesanalyse van een dagdeel, bij voorkeur op locatie: we volgen een order, een factuur of een aanvraag van binnenkomst tot afronding en noteren elke handmatige stap, elk systeem en elke uitzondering. Daar rolt een lijst uit met kandidaten, gerangschikt op tijdwinst en risico. Samen kiezen we de eerste stap.
Die stap bouwen we in sprints van twee weken, meestal als een kleine applicatie in Laravel of Python die met je bestaande pakketten praat via API-koppelingen. Belangrijke ontwerpregel: uitzonderingen gaan naar een mens. De software handelt de negentig procent standaardgevallen af en zet de rest in een overzicht met een duidelijke reden, zodat een medewerker ze snel kan afhandelen. Waar het gaat om ongestructureerde documenten of tekst, zetten we gericht AI in je bedrijfssoftware in, zonder hype en altijd met controle door een mens waar dat nodig is. Na livegang meten we hoeveel tijd het proces nu kost, en op basis daarvan kies je de volgende stap.
Procesautomatisering in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders werkt vanuit Tilburg voor groothandels, maakbedrijven, installateurs, zorg en dienstverleners in Brabant en heel Nederland. De procesanalyse doen we het liefst op locatie, want je ziet meer op de werkvloer dan in een vergaderzaal. De bouw gaat daarna prima op afstand. Benieuwd welk proces in jouw bedrijf het snelst is terug te verdienen? Bel 013 234 0782 of plan een gratis adviesgesprek van dertig minuten.