Wat is data migratie?
Data migratie is het overzetten van gegevens uit een oud systeem naar een nieuw systeem: klanten, artikelen, orders, facturen, dossiers, historie en documenten. Dat klinkt als kopiëren en plakken, maar dat is het zelden. Het oude pakket slaat een adres op in één veld, het nieuwe wil straat, huisnummer en toevoeging apart. Artikelnummers blijken dubbel voor te komen. Klanten die tien jaar geleden zijn opgeheven staan er nog tussen. En de historie van vijf jaar facturen moet mee, maar in een formaat waar het nieuwe pakket niets mee kan.
Wij verzorgen datamigraties naar een nieuw systeem vanuit Tilburg: van een verouderd maatwerkpakket naar een nieuw ERP, van Excel-archieven naar een echte database, van een oud CRM naar een nieuw, of tussen twee standaardpakketten waarvan de leverancier alleen een kale import biedt. We schrijven de scripts, schonen de data op, testen de overgang meerdere keren en leveren rapporten waarmee je zelf kunt controleren dat niets is verdwenen.
Voor wie is datamigratie bedoeld?
Voor elke organisatie die van pakket wisselt en daarbij de historie niet wil verliezen. Situaties die we regelmatig tegenkomen:
- Een maakbedrijf uit Eindhoven dat na twintig jaar afscheid neemt van een eigen gebouwd ERP en 300.000 orderregels, stuklijsten en tekeningen wil meenemen; zie de case over het vervangen van hun legacy ERP.
- Een groothandel die overstapt naar een ander boekhoudpakket en debiteuren, openstaande posten en artikelhistorie schoon wil overzetten.
- Een zorginstelling die van cliëntregistratiesysteem wisselt en dossiers compleet en herleidbaar moet migreren.
- Een onderwijsinstelling met inschrijvingen en resultaten in vijftien jaar aan Access-databases en Excel-bestanden.
- Een installatiebedrijf dat een nieuw planningspakket invoert en de onderhoudshistorie per installatie wil behouden.
- Een dienstverlener die twee bedrijven samenvoegt en twee klantenbestanden moet ontdubbelen tot één.
Wanneer is een professionele migratie slim?
Zodra de data waardevol is en de import van het nieuwe pakket niet volstaat. Leveranciers van standaardsoftware bieden vaak een importsjabloon voor klanten en artikelen, maar geen historie, geen koppelingen tussen tabellen en geen opschoning. Als je dan zelf met Excel aan de slag gaat, kost dat weken en blijven er fouten in zitten die je pas maanden later ontdekt in een verkeerde factuur.
Het is ook slim als de overgang in korte tijd moet gebeuren: een bedrijf kan niet een week stilliggen omdat de data 'onderweg' is. Door vooraf proefmigraties te draaien beperken we de echte overgang tot één avond of weekend. Bouw je een nieuw systeem bij ons, bijvoorbeeld als je legacy software laat vervangen of een ERP op maat laat bouwen, dan is de migratie een vast onderdeel van het project.
Wat kost data migratie?
De kosten worden bepaald door het aantal tabellen en records, de kwaliteit van de brondata, de toegankelijkheid van het oude systeem en de eisen van het nieuwe. Indicatieve ranges, exclusief btw:
- Eenvoudige migratie van klanten, artikelen en leveranciers uit één bron naar één doelpakket: €3.500 tot €6.000
- Migratie inclusief orderhistorie, facturen en relaties tussen tabellen, met opschoning en ontdubbeling: €6.000 tot €15.000
- Complexe migratie uit een verouderd maatwerksysteem of meerdere bronnen, met documentbijlagen en meerdere proefrondes: €15.000 tot €35.000
- Data-analyse vooraf: kwaliteitsrapport van de brondata met advies over opschoning: €1.500 tot €3.500
- Tijdelijke tussenoplossing om oud en nieuw een periode naast elkaar te laten draaien: €2.500 tot €7.500
We geven na een analyse van je brondata een vaste prijs. Kosten die opdrachtgevers vaak vergeten: de uren van eigen medewerkers voor het controleren van steekproeven en het nemen van beslissingen over wat wel en niet mee moet. Reken daar bewust tijd voor in.
Hoe wij data migratie aanpakken
We beginnen met een data-analyse: we lezen de bron uit, tellen records per tabel, zoeken naar lege velden, dubbele sleutels, onmogelijke datums en afwijkende formaten. Dat levert een rapport op waar je vaak van schrikt, maar dat je wel de goede beslissingen laat nemen: welke klanten gaan mee, wat doen we met historie ouder dan zeven jaar, hoe ontdubbelen we artikelen.
Daarna schrijven we migratiescripts in Python of PHP die de data transformeren en in het nieuwe systeem laden, via de API of rechtstreeks in de database. Die scripts zijn herhaalbaar: we draaien ze meerdere keren op een kopie van de productieomgeving en na elke ronde vergelijken we aantallen en totalen tussen oud en nieuw. Jij controleert steekproeven: klopt de openstaande post van klant X, staat de laatste order van klant Y erin? Pas als twee proefmigraties schoon zijn, plannen we de definitieve overgang, meestal in een weekend, met een terugvalplan als er toch iets misgaat. De oude data bewaren we in een leesbaar archief, zodat je later altijd nog kunt terugkijken. Wil je het oude en nieuwe systeem een tijd naast elkaar laten draaien, dan bouwen we een tijdelijke koppeling die de tussentijdse wijzigingen bijhoudt.
Data migratie in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders voert datamigraties uit vanuit Tilburg voor bedrijven en instellingen in Brabant en heel Nederland. Voor de analyse en de scripts is toegang op afstand meestal voldoende; de definitieve overgang begeleiden we op locatie als je dat prettig vindt. Staat er een pakketwissel gepland en wil je zeker weten dat je data goed overkomt? Bel 013 234 0782 of plan een gratis adviesgesprek. Je krijgt binnen twee werkdagen een indicatie van de kosten.