Verouderd ERP gefaseerd vervangen bij een maakbedrijf

Het bedrijf maakt gefreesde en gedraaide onderdelen voor hightech-machinebouwers in de Brainport-regio. Sinds 2011 draaide de hele administratie op een zelfgebouwde applicatie in Microsoft Access met Visual Basic: offertes, werkorders, materiaalinkoop, nacalculatie en de aansturing van de productieplanning. De oorspronkelijke bouwer was al jaren uit dienst en de documentatie bestond uit een map met losse aantekeningen.

Het systeem werkte alleen op Windows-pc's in het kantoor, liep vast zodra meer dan zes mensen tegelijk werkten en kon geen digitale certificaten en meetrapporten verwerken die klanten steeds vaker eisten. Een standaard ERP was onderzocht, maar de implementatie zou betekenen dat het bedrijf zijn calculatiemethode en werkorderstructuur moest loslaten. De directie wilde een moderne applicatie die de bestaande werkwijze overnam, met vijftien jaar aan historische data erin en zonder een grote overstap op één weekend.

We zijn begonnen met een analyse van de Access-database en de VB-code, om te achterhalen welke functies echt gebruikt werden en welke tabellen nog betekenis hadden. Daaruit kwam een plan in vijf fases, elk met een vaste prijs, waarbij oud en nieuw per onderdeel naast elkaar bleven draaien.

• Fase 1: een nieuwe database in PostgreSQL met een eenmalige én herhaalbare migratie vanuit Access, zodat we de datamigratie tijdens het project meerdere keren konden testen.
• Fase 2: artikel-, klant- en leveranciersbeheer als webapplicatie, met een synchronisatie terug naar Access zolang de oude modules nog draaiden.
• Fase 3: offertes en calculatie, met dezelfde opbouw uit bewerkingen, uren en materiaal als in het oude systeem, maar met versiebeheer en PDF-uitvoer.
• Fase 4: werkorders en productieplanning, inclusief werkorderschermen op tablets bij de machines en het vastleggen van meetgegevens per onderdeel.
• Fase 5: nacalculatie, rapportages en het uitschakelen van de Access-applicatie na een parallelle periode van vier weken.

Elke fase eindigde met een oplevering die de medewerkers direct in gebruik namen. Zo groeide het nieuwe ERP op maat stap voor stap terwijl het bedrijf gewoon doorproduceerde.

Het volledige traject duurde twintig weken voor een totale vaste prijs van €78.000 excl. btw, verdeeld over vijf fases. De productie heeft geen dag stilgestaan en alle historische offertes, werkorders en nacalculaties sinds 2011 zijn meegenomen. De applicatie werkt nu in de browser, ook op tablets bij de machines, en het aantal gelijktijdige gebruikers is geen beperking meer. Het maken van een offerte kost gemiddeld 40% minder tijd door hergebruik van eerdere calculaties, en meetrapporten per onderdeel worden nu digitaal meegeleverd, wat een van de grootste klanten als eis had gesteld. De applicatie is gedocumenteerd en de broncode staat in een repository waar het bedrijf zelf bij kan, zodat het niet opnieuw afhankelijk wordt van één persoon. Onderhoud en kleine uitbreidingen doen we in een doorlopend onderhoudscontract.