De voordelen van maatwerk software op een rij: van efficiëntere processen tot eigendom van je code. Plus drie nadelen die je eerlijk moet meewegen.
Samenvatting
De belangrijkste voordelen van maatwerk software zijn dat het exact aansluit op je processen, tijd bespaart door automatisering, meegroeit met je bedrijf, geen licentie per gebruiker kost en dat je eigenaar bent van de broncode. De nadelen: een hogere investering vooraf, een langere doorlooptijd en de verantwoordelijkheid voor onderhoud. Maatwerk loont vooral als je proces onderscheidend is en je nu tijd verliest aan workarounds.
De voordelen van maatwerk software op een rij
Wie de voordelen van maatwerk software opzoekt, vindt vooral verkooppraatjes. Wij bouwen zelf maatwerk, dus ook wij hebben een belang. Daarom hebben we de voordelen hieronder zo concreet mogelijk gemaakt, met bedragen en voorbeelden, en sluiten we af met de nadelen die je net zo serieus moet nemen.
1. De software past bij je proces, niet andersom
Bij een standaardpakket pas je je werkwijze aan het pakket aan. Bij maatwerk is het omgekeerd. Dat scheelt discussies in het team over hoe je iets in het systeem moet proppen en het scheelt trainingstijd: nieuwe medewerkers herkennen hun eigen werk in de schermen. Een schildersbedrijf plant anders dan een transporteur, en een groothandel calculeert anders dan een architect. Software die dat verschil respecteert, wordt ook daadwerkelijk gebruikt.
2. Minder handmatig werk en minder fouten
Het grootste meetbare voordeel. Overtypen van orders, data van het ene systeem naar het andere kopiëren, Excel-lijsten bijhouden: het kost uren en levert fouten op. Met procesautomatisering op maat verdwijnt dat werk. Een rekenvoorbeeld: bespaar je drie medewerkers elk vier uur per week, dan is dat ruim 600 uur per jaar. Tegen een intern tarief van €40 is dat €24.000 per jaar, exclusief de fouten die je niet meer hoeft te herstellen.
3. Geen licentiekosten per gebruiker
Standaardpakketten rekenen per gebruiker per maand. Bij 40 gebruikers en €50 per maand betaal je €24.000 per jaar, elk jaar opnieuw, met jaarlijkse prijsverhogingen. Maatwerk betaal je één keer, plus 10 tot 20 procent per jaar voor onderhoud. Bij een investering van €45.000 en €7.000 onderhoud per jaar ben je over vijf jaar €80.000 kwijt tegenover €120.000 of meer aan licenties. Hoe meer gebruikers, hoe groter het verschil.
4. Je bent eigenaar van de broncode en je data
Mits goed vastgelegd in het contract, is de software van jou. Je kunt ermee naar een ander bureau, je kunt hem intern laten beheren, en niemand kan je dwingen tot een prijsverhoging of een migratie naar een nieuwe versie. Bij SuperCoders is dit standaard: broncode en data zijn van de opdrachtgever, zonder uitzondering.
5. Het groeit mee met je bedrijf
Een nieuwe vestiging, een nieuwe productlijn, een nieuwe wettelijke eis: bij maatwerk bouw je het erbij. Je hoeft niet te wachten tot de leverancier het op de roadmap zet. Via doorontwikkeling in sprints van twee weken voeg je functies toe op het moment dat je ze nodig hebt.
6. Koppelingen met alles wat je al gebruikt
Maatwerk kan praten met je boekhoudpakket, webshop, CRM, planningstool of de systemen van je klanten en leveranciers. Data wordt één keer ingevoerd en is overal actueel. Standaardpakketten bieden vaak alleen koppelingen met partners uit hun eigen ecosysteem.
7. Concurrentievoordeel dat niet te kopen is
Je concurrent kan hetzelfde standaardpakket afnemen als jij. Jouw maatwerk kan hij niet kopen. Een klantenportaal waarmee klanten zelf orders volgen, een calculatietool die binnen een minuut een offerte maakt waar anderen een dag over doen: dat is onderscheidend vermogen dat in de software zit.
De nadelen van maatwerk software (eerlijk)
Nu de andere kant. Deze drie nadelen zijn reëel en je moet ze meewegen.
1. Hogere investering vooraf
Een standaardpakket kost een paar tientjes per maand om te proberen. Maatwerk begint bij €7.500 voor een kleine tool en loopt op tot €75.000 of meer voor een complete bedrijfsapplicatie. Dat geld moet je hebben of financieren, en je moet het kunnen terugverdienen. Reken dat eerlijk uit voordat je begint.
2. Langere doorlooptijd
Een pakket gebruik je morgen. Maatwerk duurt 6 weken tot 9 maanden, afhankelijk van de omvang. Wie vandaag een probleem heeft, moet dus een tijdelijke oplossing accepteren. Sprints helpen: je krijgt elke twee weken een werkend onderdeel, dus je hoeft niet tot het einde te wachten om er iets aan te hebben.
3. Onderhoud is jouw verantwoordelijkheid
Bij een pakket zitten updates in het abonnement. Bij maatwerk moet je zelf zorgen voor beveiligingsupdates, hosting en kleine verbeteringen, of dat uitbesteden met een contract voor onderhoud en support. Reken op 10 tot 20 procent van de bouwkosten per jaar. Vergeet je dit, dan veroudert de software en loop je beveiligingsrisico's.
Voor wie wegen de voordelen het zwaarst?
Uit onze ervaring profiteren deze bedrijven het meest:
- Bedrijven met 10 tot 250 medewerkers en een proces dat afwijkt van de branchestandaard.
- Organisaties met veel gebruikers op een duur licentiepakket waar ze weinig van gebruiken.
- Bedrijven die klanten of partners een portaal willen bieden dat past bij hun dienstverlening.
- Groeiende bedrijven waar Excel, e-mail en losse tools de groei beginnen af te remmen.
- Bedrijven met verouderde software waarvan de leverancier gestopt is of niet meer doorontwikkelt.
Herken je jezelf hier niet in, dan zit je waarschijnlijk beter bij een standaardpakket. In ons artikel over maatwerk of standaard software staat een beslisboom met vijf vragen die je daarbij helpen. Wil je eerst scherp hebben wat maatwerk eigenlijk inhoudt, lees dan wat is maatwerk software.
Zo haal je de voordelen er ook echt uit
Maatwerk levert alleen op als je het goed aanpakt. Drie tips uit de praktijk. Begin klein met de functie die het meeste oplevert en breid daarna uit; zo zie je snel resultaat en voorkom je een te groot project. Betrek de mensen die er dagelijks mee werken bij de ontwerpfase en de sprintdemo's, want zij weten waar de knelpunten zitten. En leg eigendom van code, onderhoud en exit-afspraken vooraf vast, zodat de voordelen van onafhankelijkheid niet op papier blijven.
Maatwerk software in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders bouwt maatwerk software vanuit Tilburg voor bedrijven in Brabant en heel Nederland. Eigen developers in Nederland, een vaste prijs per fase, elke twee weken een werkende oplevering en de broncode is van jou. Wil je weten of de voordelen voor jouw situatie opwegen tegen de nadelen? Plan een gratis adviesgesprek van 30 minuten of bel 013 234 0782. Je krijgt binnen twee werkdagen een eerlijke prijsindicatie.