Welke BI tool past bij je bedrijf? Power BI, Metabase en Looker Studio eerlijk vergeleken op kosten, hosting, koppelingen, gebruiksgemak en beheer.
Samenvatting
Een BI tool kiezen is voor de meeste mkb-bedrijven een keuze tussen drie kandidaten. Power BI van Microsoft is de sterkste in berekeningen en rechtenbeheer, kost rond €14 per gebruiker per maand en past bij bedrijven die al in Microsoft 365 werken. Metabase is open source, draait op je eigen server zonder licentie per gebruiker en wint zodra tientallen mensen mogen meekijken. Looker Studio van Google is gratis, ideaal voor marketingdata en Google-bronnen, maar beperkt bij complexe modellen. De tool is echter zelden de bepalende factor: bij drie of meer bronnen zit tachtig procent van het werk in de datalaag eronder, en die kun je met elk van de drie combineren. Kies de tool op basis van je gebruikers en je bronnen, en leg de definities vast buiten de tool.
Wat is een BI tool en wat moet die kunnen?
Een BI tool (business intelligence) haalt gegevens uit je bedrijfssystemen, zet ze in een datamodel en toont ze als grafieken, tabellen en dashboards. De gebruiker filtert, klikt door en ziet cijfers die automatisch verversen. Het verschil met Excel is dat de data niet meer wordt gekopieerd, dat meerdere mensen naar dezelfde cijfers kijken, en dat een berekening op één plek staat.
Bij bi tools vergelijken kijken wij naar zes dingen: kosten van licenties en hosting, waar de tool draait, welke bronnen je erop kunt aansluiten, hoe makkelijk het is voor bouwers en kijkers, hoeveel beheer het vraagt, en of de tool over drie jaar nog past. Die volgorde is bewust: kosten zijn het makkelijkst te vergelijken, maar de laatste twee bepalen of je er blij mee blijft.
Kosten: licenties en hosting vergeleken
De licentiemodellen verschillen fundamenteel, en daar zit de eerste schifting:
- Power BI: per gebruiker. Power BI Pro rond €14 per gebruiker per maand voor iedereen die rapporten bekijkt of bouwt, Premium per gebruiker rond €23 bij grote datasets of vaker verversen. Een Fabric-capaciteit, vanaf enkele honderden euro's per maand, vervangt de licenties per kijker bij grote aantallen gebruikers. Vijftien gebruikers: ongeveer €2.500 per jaar. Honderd gebruikers: ongeveer €17.000 per jaar.
- Metabase: de open-sourceversie is gratis en draait op je eigen server, wat €30 tot €150 per maand aan hosting kost. De cloudversie van Metabase kost vanaf enkele tientallen euro's per maand voor kleine teams, en enkele honderden euro's per maand voor de Pro-variant met rechten per rij en inlogkoppeling. Het aantal kijkers speelt bij de open-sourceversie geen rol.
- Looker Studio: gratis, zonder limiet op kijkers. Looker Studio Pro kost een klein bedrag per gebruiker per maand voor teamwerkruimtes en ondersteuning. Kosten ontstaan pas bij partnerconnectors voor bronnen buiten Google, meestal enkele tientallen euro's per maand per bron.
De bouwkosten zijn bij alle drie vergelijkbaar en hangen vooral af van het aantal bronnen; zie wat kost een BI-dashboard. De vuistregel: bij minder dan twintig gebruikers is het licentieverschil verwaarloosbaar; bij meer dan vijftig kijkers wordt Power BI Pro merkbaar duurder dan Metabase of Looker Studio.
Hosting en beheer: cloud of eigen server
Power BI en Looker Studio zijn clouddiensten. Je data gaat naar de servers van Microsoft of Google, je hoeft niets te installeren en updates komen vanzelf. Voor bronnen binnen je eigen netwerk, zoals een SQL Server achter je ERP, heb je bij Power BI een gateway nodig: een klein programma op een server bij jou dat de verbinding maakt. Dat is beheer dat iemand moet doen.
Metabase installeer je zelf, meestal als Docker-container op een server bij Hetzner, Azure of in je eigen datacenter. Voordeel: je data verlaat je omgeving niet, wat bij gevoelige gegevens of strenge AVG-eisen een argument is. Nadeel: iemand moet updates, back-ups en de server bewaken. Wij nemen dat mee in het beheer; reken op een paar uur per maand. Wil je geen server, dan is de cloudversie van Metabase er ook. In alle gevallen geldt: een tussendatabase of datawarehouse in PostgreSQL of SQL Server vraagt eigen hosting en beheer, los van de BI tool.
Koppelingen: bij welke bronnen past welke tool?
De tool moet bij je data passen, niet andersom.
- Power BI heeft honderden connectors, waaronder SQL Server, Excel, SharePoint, Dynamics en via Power Query vrijwel elke API. Voor Exact Online en AFAS gebruik je de API's of een tussendatabase. Sterk in het combineren van bronnen in het model zelf.
- Metabase koppelt aan databases: PostgreSQL, MySQL, SQL Server, BigQuery, MongoDB. Geen directe connectors voor Exact, AFAS of Google Ads; die data moet eerst in een database. Dat klinkt als een nadeel, maar dwingt tot een schone datalaag.
- Looker Studio koppelt gratis aan Google Analytics, Ads, Search Console, Sheets en BigQuery. Voor Exact, AFAS, HubSpot of Shopify heb je een betaalde partnerconnector nodig of een tussendatabase. Zie Looker Studio dashboards.
Onze ervaring: zodra je twee of meer bronnen combineert, wil je een tussendatabase met vastgelegde definities, ongeacht de tool. Daarmee wordt de keuze tussen power bi of looker studio of Metabase een keuze van de voorkant, en die kun je later nog wijzigen zonder de koppelingen opnieuw te bouwen. Hoe zo'n datalaag werkt, lees je bij data-integratie en ETL.
Gebruiksgemak: wie bouwt en wie kijkt?
Voor kijkers zijn alle drie prima; een dashboard openen en filteren lukt iedereen. Het verschil zit bij de bouwers. Power BI heeft de steilste leercurve: het datamodel, de DAX-taal voor berekeningen en Power Query vragen echt training, maar wie het beheerst kan bijna alles. Metabase is het toegankelijkst voor mensen die geen SQL kennen: vragen stel je met een klikinterface, en wie wel SQL kent schrijft zijn eigen query's. Looker Studio zit ertussenin: slepen en klikken gaat snel, maar berekende velden worden bij complexe logica al snel onoverzichtelijk.
Een praktische vraag om jezelf te stellen: wie past het dashboard aan als de bouwer weg is? Bij Metabase en Looker Studio kan een handige controller dat na een middag uitleg. Bij Power BI heb je iemand nodig die DAX begrijpt, intern of extern via een Power BI-specialist.
Wanneer kies je maatwerkdashboards?
Soms past geen van de drie. Dat is het geval als het dashboard in je eigen software of klantenportaal moet zitten en er als onderdeel van moet uitzien; als klanten of leveranciers hun eigen cijfers moeten zien zonder een account bij Microsoft of Google; als je grafiektypen nodig hebt die standaardtools niet kennen, zoals een planningsbord of een procesflow; of als het dashboard acties moet starten, zoals automatisch een bestelling plaatsen bij een lage voorraad. Dan bouwen we een dashboard op maat met Chart.js of D3.js op dezelfde datalaag. Duurder in de bouw, geen licenties, en volledig van jou.
Beslissen in vijf vragen
Zo kiezen we in de praktijk samen met klanten, in deze volgorde:
- Werken jullie in Microsoft 365 en heb je complexe berekeningen of rechten per rij nodig? Dan Power BI.
- Staat je data vooral in Google en gaat het om marketing en webverkeer? Dan Looker Studio.
- Mogen tientallen of honderden mensen meekijken en wil je de data in eigen beheer? Dan Metabase.
- Moet het dashboard in je eigen software of portaal? Dan maatwerk.
- Combineer je drie of meer bronnen? Dan eerst een datalaag, en de tool daarna.
Twijfel je tussen twee, kies dan de goedkoopste om mee te beginnen. Met de definities in de datalaag kost overstappen later een paar duizend euro in plaats van een herbouw.
Hulp bij het kiezen van een BI-tool?
SuperCoders bouwt dashboards in Power BI, Metabase en Looker Studio en op maat, vanuit Tilburg voor bedrijven in Brabant en heel Nederland. We verdienen niets aan licenties en adviseren dus op basis van jouw gebruikers, bronnen en budget. Plan een gratis adviesgesprek van dertig minuten of bel 013 234 0782; binnen twee werkdagen heb je een advies over de tool en een prijsindicatie voor de bouw.