Webshop gekoppeld aan Exact Online en fulfilment

De webwinkel verkoopt huishoudelijke artikelen via een eigen webshop op WooCommerce en via twee marktplaatsen, met zo'n 150 tot 250 orders per dag. De fysieke logistiek was uitbesteed aan een fulfilmentpartner in de regio Waalwijk, en de boekhouding liep in Exact Online. Tussen die drie systemen zat geen enkele koppeling: orders werden als export uit de webshop gehaald, omgezet naar het bestandsformaat van de fulfilmentpartner en handmatig als verkoopfacturen in Exact ingevoerd.

Dat kostte twee medewerkers samen ruim vier uur per dag. De voorraad in de webshop liep achter op de werkelijke voorraad bij de fulfilmentpartner, waardoor regelmatig artikelen werden verkocht die niet leverbaar waren. Retouren werden in geen van de systemen consistent verwerkt. Bij pieken rond feestdagen liep de achterstand in de boekhouding op tot een week. Het bedrijf wilde dat de systemen met elkaar praatten zonder dat het zelf een IT-afdeling hoefde te worden.

We hebben eerst de datastromen uitgetekend: welke informatie moet wanneer van welk systeem naar welk ander systeem, en wat gebeurt er bij annuleringen, deelleveringen en retouren. Daarna hebben we een vaste prijs afgesproken en een koppelingslaag gebouwd die tussen de systemen in zit, zodat elk systeem vervangbaar blijft.

• Een API-koppeling met WooCommerce en de twee marktplaatsen die nieuwe orders elke paar minuten ophaalt en normaliseert naar één orderformaat.
• Een koppeling met de fulfilmentpartner voor het aanmelden van orders en het terugontvangen van verzendstatus en track-and-trace, die automatisch naar de klant en de marktplaatsen gaat.
• Voorraadsynchronisatie vanuit het magazijn van de fulfilmentpartner naar de webshop en de marktplaatsen, met een instelbare veiligheidsmarge per artikel.
• Een koppeling met Exact Online die per order een verkoopfactuur en per marktplaats-uitbetaling de bijbehorende boekingen aanmaakt, inclusief btw-verdeling.
• Verwerking van retouren en creditnota's over alle systemen heen.
• Een beheerscherm met een logboek van alle berichten, foutmeldingen met een knop om opnieuw te verzenden en dagelijkse controles op afwijkingen tussen de systemen.

De koppelingen zijn gebouwd als losse services in Node.js, gehost in Nederland, met monitoring die het bedrijf en ons waarschuwt als een uitwisseling stokt. Zo is de webshop-boekhoudkoppeling onderhoudbaar zonder dat de winkel zelf technisch beheer hoeft te doen.

Het project duurde tien weken voor een vaste prijs van €24.000 excl. btw. De handmatige invoer daalde met ongeveer 60%: het overtypen van orders en facturen is volledig verdwenen, en wat overblijft is het afhandelen van uitzonderingen die het logboek aanwijst. De boekhouding is nu dagelijks bij in plaats van tot een week achter. Het aantal verkochte artikelen dat niet leverbaar bleek, is teruggebracht tot enkele gevallen per maand door de voorraadsynchronisatie. De twee medewerkers houden samen ruim drie uur per dag over, die grotendeels naar klantcontact en inkoop gaan. De koppelingslaag is zo opgezet dat de winkel later van webshopplatform of fulfilmentpartner kan wisselen zonder de hele keten opnieuw te bouwen. De code is eigendom van de winkel; wij verzorgen hosting en monitoring voor een vast bedrag per maand.