Wat is een klantenportaal laten bouwen?
Een klantenportaal laten bouwen betekent dat je een beveiligde online omgeving laat maken waarin je klanten zelf hun zaken kunnen regelen: bestellingen plaatsen, de status van een order of een reparatie volgen, facturen downloaden, documenten inzien en vragen stellen. Alles wat nu via de telefoon of e-mail bij je binnendienst binnenkomt, en wat een klant net zo goed zelf kan opzoeken.
Een goed portaal is meer dan een inlogpagina met een lijst facturen. Het is de plek waar je klant het gevoel heeft dat hij grip heeft op zijn zaken bij jou. Wij bouwen klantenportalen vanuit Tilburg voor groothandels, dienstverleners, installatiebedrijven en organisaties in heel Nederland, gekoppeld aan de systemen die je al hebt.
Voor wie is een klantenportaal interessant?
Een portaal loont zodra je vaste klanten hebt die regelmatig contact opnemen over dezelfde dingen. Enkele voorbeelden uit onze praktijk:
- Een groothandel in Breda kreeg dagelijks tientallen telefoontjes over levertijden en backorders. Het portaal toont per klant de orders, verwachte leverdata, pakbonnen en facturen, en laat klanten nabestellen op basis van hun eigen historie. De case staat bij klantenportaal voor een groothandel in Breda.
- Een administratiekantoor deelde jaarstukken en aangiftes per e-mail. Nu uploaden klanten hun documenten in het portaal, zien ze de status van hun aangifte en keuren ze stukken digitaal goed.
- Een installatiebedrijf met onderhoudscontracten geeft VvE's en vastgoedbeheerders inzicht in geplande beurten, storingsmeldingen en keuringsrapporten per gebouw.
- Een opleider laat bedrijven zelf medewerkers inschrijven, certificaten downloaden en de geldigheid van certificaten per medewerker volgen.
Portaal op maat of een standaard klantportaal?
Veel ERP- en boekhoudpakketten bieden een standaard klantportaal. Dat werkt als je klanten alleen facturen hoeven te zien. Het gaat wringen zodra je meer wilt:
- Gegevens uit meerdere systemen tegelijk tonen, bijvoorbeeld orders uit je ERP, planning uit je planbord en documenten uit je documentbeheer.
- Klanten iets laten doen in plaats van alleen kijken: bestellen, goedkeuren, melden, uploaden.
- Het portaal in je eigen huisstijl, met je eigen begrippen, in plaats van het jargon van je pakket.
- Verschillende soorten klanten met verschillende rechten, zoals een inkoper die alles ziet en een projectleider die alleen zijn eigen projecten ziet.
Een valkuil bij een portaal laten bouwen is om te starten met alles wat je intern hebt. Klanten willen meestal maar drie dingen: waar is mijn order, wat moet ik betalen en hoe meld ik iets. Daar beginnen we, en de rest volgt op basis van wat klanten daadwerkelijk gebruiken.
Wat kost een klantenportaal laten bouwen?
De prijs wordt vooral bepaald door de koppelingen met je bestaande systemen en door hoeveel klanten zelf kunnen doen. Indicatieve prijzen, exclusief btw:
- Basisportaal met inloggen, orders, facturen en documenten inzien, gekoppeld aan één systeem: €9.500 tot €18.000
- Portaal met bestellen, nabestellen, statusmeldingen per e-mail en meerdere gebruikers per klant: €18.000 tot €35.000
- Portaal met meerdere koppelingen, goedkeuringsflows, storingsmeldingen en betalingen: €35.000 tot €65.000
- Koppeling per extra systeem (ERP, boekhouding, planning, documentbeheer): €2.500 tot €10.000
- Hosting, beveiligingsupdates en monitoring: vanaf €150 per maand
Omdat een portaal je binnendienst direct ontlast, is de terugverdientijd meestal kort. Een groothandel die 40 telefoontjes per dag over orderstatus bespaart, wint al snel een volle werkdag per week. Je krijgt een vaste prijs per fase, vooraf op papier.
Hoe wij een klantenportaal bouwen
We beginnen met een adviesgesprek en een analyse van je klantcontact. We kijken mee met je binnendienst en turven waar de vragen over gaan. Daaruit komt de eerste versie van het portaal: precies de dingen die de meeste tijd kosten. Tegelijk bekijken we welke systemen de gegevens leveren en hoe we daar veilig bij kunnen; zie ook API-koppeling laten maken.
Vervolgens bouwen we in sprints van twee weken. Eerst inloggen en de koppeling met je kernsysteem, daarna de schermen voor orders, facturen en documenten. Beveiliging krijgt extra aandacht omdat klanten van buiten inloggen: tweestapsverificatie, strikte scheiding van klantgegevens, versleutelde verbindingen en logging van wie wat heeft gezien.
Voor livegang testen we met een handvol bevriende klanten. Hun feedback verwerken we, daarna nodigen we alle klanten uit. Een portaal dat je klant gebruikt, is ook een uitstekende basis voor procesautomatisering: orders die via het portaal binnenkomen, hoeven niet meer handmatig ingevoerd te worden.
Klantenportalen in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders bouwt klantenportalen vanuit Tilburg voor bedrijven in Brabant en heel Nederland. De analyse bij je binnendienst doen we op locatie, de bouw gebeurt door onze eigen developers in Tilburg. Je klanten gebruiken het portaal vanaf elke plek, dus waar jij in Nederland zit maakt voor het resultaat niet uit.
Wil je weten hoeveel telefoontjes een klantenportaal jouw binnendienst kan besparen? Plan een gratis adviesgesprek of bel 013 234 0782. Binnen twee werkdagen heb je een prijsindicatie.