Wat is een intranet laten bouwen?
Een intranet laten bouwen betekent dat je een besloten online omgeving laat maken voor je eigen medewerkers. Daar vinden ze bedrijfsnieuws, het personeelshandboek, formulieren, hun rooster, verlofsaldo en loonstroken, en kunnen ze zaken regelen zoals verlof aanvragen, een storing melden of een declaratie indienen. Een modern medewerkersportaal is geen digitaal prikbord, maar de plek waar het dagelijkse regelwerk van medewerkers gebeurt.
Het grote verschil met een standaard intranet zit in wie het gebruikt. Bij veel mkb-bedrijven heeft de helft van de medewerkers geen bureau, geen laptop en soms geen zakelijk e-mailadres. Monteurs, chauffeurs, productiemedewerkers, zorgmedewerkers. Juist voor hen bouwen wij vanuit Tilburg medewerkersportalen die op de telefoon werken, voor organisaties in heel Nederland.
Voor wie is een medewerkersportaal bedoeld?
Een intranet loont bij organisaties vanaf ongeveer dertig medewerkers, en zeker bij organisaties met meerdere locaties of veel mensen buiten kantoor. Enkele voorbeelden:
- Een productiebedrijf in Oss met 140 medewerkers in drie ploegen communiceerde via briefjes bij de prikklok. Het portaal toont nu roosters, ploegwissels, veiligheidsinstructies en nieuws, en medewerkers vragen er verlof en ruilen diensten in.
- Een thuiszorgorganisatie met 200 medewerkers had een personeelshandboek dat niemand kon vinden. Nu staan protocollen, formulieren en het rooster in een portaal op de telefoon, met een zoekfunctie en meldingen bij wijzigingen.
- Een installatiebedrijf gebruikt het portaal voor werkinstructies per installatietype, het melden van bijna-ongevallen en het aanvragen van gereedschap en kleding.
- Een scholenkoepel bundelt in één portaal de regelingen, formulieren en het nieuws van twaalf scholen, met per school een eigen deel.
Intranet op maat of een standaard intranetpakket?
Er zijn goede standaard intranetpakketten, en voor een kantoororganisatie met Microsoft 365 is SharePoint vaak al voldoende. Een intranet op maat wordt interessant in deze gevallen:
- Veel medewerkers hebben geen Microsoft-licentie en het is te duur om die voor iedereen aan te schaffen.
- Je wilt processen in het portaal: verlof aanvragen, diensten ruilen, declaraties, storingen of onveilige situaties melden, met een goedkeuringsstap en koppeling naar HR of planning.
- Je wilt gegevens uit je eigen systemen tonen, zoals het rooster uit je planningssoftware of de productiecijfers van vandaag.
- Het portaal moet in de huisstijl en in eenvoudige taal, bruikbaar voor mensen die weinig met computers werken.
Een valkuil bij een intranet is het lanceren zonder dat er iets te halen valt. Een portaal met alleen nieuws sterft na drie maanden. Een portaal waar je je rooster en verlofsaldo ziet, opent iedereen elke week. Daarom beginnen we altijd met de functies waar medewerkers zelf iets aan hebben.
Wat kost een intranet laten bouwen?
De prijs hangt af van het aantal processen dat je in het portaal wilt onderbrengen en de koppelingen met HR, rooster en planning. Indicatieve prijzen, exclusief btw:
- Basisportaal met nieuws, documenten, smoelenboek en zoeken, bruikbaar op telefoon en laptop: €8.500 tot €15.000
- Portaal met verlof aanvragen, declaraties, formulieren met goedkeuringsstappen en meldingen: €15.000 tot €30.000
- Portaal met koppelingen naar HR-, rooster- en planningssystemen, diensten ruilen en onboarding voor nieuwe medewerkers: €30.000 tot €55.000
- Koppeling per extra systeem, zoals AFAS, Nmbrs, Loket of je planningssoftware: €2.000 tot €7.500
- Inloggen met Microsoft 365 of Google Workspace voor kantoormedewerkers: €1.500 tot €3.500
- Hosting, updates en support: vanaf €125 per maand, zonder licentie per medewerker
Bij een organisatie met honderd medewerkers scheelt dat laatste al snel duizenden euro's per jaar ten opzichte van een pakket met een prijs per gebruiker. Je krijgt van ons een vaste prijs per fase, vooraf op papier.
Hoe wij een medewerkersportaal bouwen
We beginnen met gesprekken op de werkvloer, niet alleen op kantoor. Een monteur of zorgmedewerker heeft andere vragen dan HR. Daaruit komt een lijst met wat medewerkers willen regelen en wat de organisatie wil communiceren. De eerste versie bevat de drie tot vijf functies die de meeste medewerkers wekelijks nodig hebben.
Daarna bouwen we in sprints van twee weken. Eerst inloggen, ook voor medewerkers zonder zakelijk e-mailadres, bijvoorbeeld via een persoonlijke code of het telefoonnummer. Dan de kernfuncties en de koppelingen met je HR- of roostersysteem via een API-koppeling. Het portaal bouwen we als progressive web app, zodat medewerkers het op hun telefoon zetten en pushmeldingen krijgen bij een roosterwijziging of een belangrijk bericht.
We testen met een groep medewerkers uit verschillende functies voordat de hele organisatie wordt uitgenodigd. Na livegang breiden we uit met processen als onboarding, diensten ruilen of het melden van onveilige situaties, meestal in combinatie met procesautomatisering richting HR en planning.
Intranet en medewerkersportalen in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders bouwt intranetten en medewerkersportalen vanuit Tilburg voor organisaties in Brabant en heel Nederland: productiebedrijven, zorginstellingen, installatiebedrijven, scholen en dienstverleners. De gesprekken op de werkvloer doen we op locatie, de bouw doen onze eigen developers in Tilburg. Elke twee weken laten we een werkende versie zien.
Wil je weten wat een medewerkersportaal voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een gratis adviesgesprek of bel 013 234 0782. Binnen twee werkdagen heb je een prijsindicatie.