Wat is een KPI-dashboard?
Een KPI dashboard is een scherm met de kritieke prestatie-indicatoren van je bedrijf of afdeling: de handvol cijfers die laten zien of je op koers ligt en waar je moet ingrijpen. Een management dashboard toont die cijfers voor de directie, meestal per week of per maand en met een vergelijking met vorig jaar en het budget. Een operationeel dashboard toont ze voor de werkvloer, per dag of per uur. Het verschil met een managementrapportage in Excel of PowerPoint is dat een dashboard zichzelf vult uit je systemen en dus altijd actueel is, zonder dat iemand er een dag per maand aan kwijt is.
De kern van een goed dashboard laten maken is niet de techniek, maar de keuze van de KPI's. Een dashboard met veertig grafieken bekijkt niemand. Een dashboard met acht cijfers, waarvan er een rood kleurt als hij afwijkt, wordt elke ochtend geopend.
Voor wie is een management dashboard interessant?
Voor elke ondernemer of manager die nu op onderbuikgevoel of op verouderde cijfers stuurt. Welke KPI's ertoe doen verschilt per branche; een paar voorbeelden uit onze praktijk:
- Groothandel: omzet en marge per klant en per artikelgroep, voorraadrotatie, leverbetrouwbaarheid en openstaande posten (DSO).
- Installatie- en onderhoudsbedrijven: bezetting van monteurs, begrote versus werkelijke uren per project, onderhanden werk en de orderportefeuille in weken.
- Productie: output per lijn, uitval, stilstand, leverbetrouwbaarheid en onderhanden werk.
- Zorg en dienstverlening: productiviteit per team, verzuim, wachttijd, declarabele uren en clienttevredenheid.
- Webshops: omzet per kanaal, conversie, retourpercentage, advertentiekosten per order en brutomarge na verzendkosten.
- Bouw en projectbedrijven: projectresultaat per fase, meerwerk, cashflowprognose en bezetting per ploeg.
De gegevens komen meestal uit Exact, AFAS, een ERP, een webshop zoals Shopify, een urenregistratie of een planningspakket. Vaak ook uit Excel-lijsten die niet in een systeem staan; die koppelen we net zo goed, al proberen we ze op termijn te vervangen.
Wanneer is een KPI-dashboard slim?
Een dashboard loont zodra je een terugkerende beslissing neemt op cijfers die nu handmatig worden gemaakt, of die te laat komen om nog iets aan de uitkomst te doen. Een projectleider die pas bij de nacalculatie ziet dat een project verlies draait, had daar drie weken eerder iets aan kunnen doen. Een verkoper die aan het einde van het kwartaal ontdekt dat een grote klant stilletjes minder bestelt, had halverwege kunnen bellen.
Een veelgestelde vraag is of het dashboard realtime moet zijn. Meestal niet. Voor directie en verkoop is een dagelijkse verversing om zes uur 's ochtends ruim voldoende en aanzienlijk goedkoper. Realtime wordt zinvol bij operationele cijfers waar je direct op handelt: orders die de verzending van vandaag moeten halen, de wachtrij van een klantenservice, een productielijn die stilstaat. Dan bouwen we een aparte stroom voor precies die cijfers, en niet voor alles.
Niet slim is een dashboard bouwen op data die niemand vertrouwt. Dan komen we eerst met een korte data-scan om de bron op orde te krijgen.
Wat kost een KPI-dashboard laten maken?
De prijs wordt bepaald door het aantal bronnen, de complexiteit van de berekeningen en de gekozen tool. Indicatieve prijzen, exclusief btw en licenties:
- KPI-dashboard op één bron (bijvoorbeeld Exact of je ERP) met vijf tot tien kerncijfers in Power BI, Metabase of Looker Studio: €4.500 tot €9.000
- Managementdashboard op twee tot drie bronnen met een datalaag die gegevens combineert en historie bewaart: €9.000 tot €18.000
- Set van dashboards per rol (directie, verkoop, operatie) met filters, drill-down en automatische mail: €18.000 tot €30.000
- Realtime stroom voor operationele cijfers, bovenop een dagelijks dashboard: €3.500 tot €8.000
- Extra bron koppelen: €1.500 tot €6.000, afhankelijk van de API
- Beheer en bewaking van de koppelingen: €100 tot €400 per maand
Meer rekenvoorbeelden en een vergelijking tussen Power BI en maatwerk vind je in wat kost een BI-dashboard. Wil je het dashboard als onderdeel van je eigen software of klantenportaal, kijk dan bij dashboards op maat.
Hoe wij een KPI-dashboard maken
We starten met een werksessie van een dagdeel. Daarin vragen we niet welke cijfers je wilt zien, maar welke beslissingen je neemt en wanneer je die neemt. Uit die lijst leiden we de KPI's af, met per KPI een definitie, een bron, een verversfrequentie en een drempelwaarde waarbij hij aandacht vraagt. Die lijst is het belangrijkste document van het traject en is na de sessie van jou.
Daarna bekijken we de bronnen en bouwen we de koppelingen die de gegevens ophalen naar een datalaag in PostgreSQL of SQL Server. Daarin leggen we de berekeningen vast met dbt, zodat marge overal hetzelfde betekent. Het dashboard zelf bouwen we in Power BI als je in Microsoft 365 werkt, in Metabase als je geen licenties per gebruiker wilt, of in Looker Studio bij een klein budget. Wordt het aantal bronnen groter, dan groeit het traject door naar business intelligence met een datawarehouse.
Na drie weken staat de eerste versie op een testomgeving. Je vergelijkt de cijfers met je huidige rapportage, we verklaren de verschillen en scherpen de definities aan. Pas daarna gaat het dashboard naar alle gebruikers, met een korte instructie en een pagina die per cijfer uitlegt hoe hij is berekend.
KPI-dashboards in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders maakt KPI- en managementdashboards vanuit Tilburg voor bedrijven in Brabant en heel Nederland. De werksessie doen we het liefst op locatie, met de mensen die de rapportage nu handmatig maken erbij. De bouw doen onze eigen data-engineers in Tilburg, met een vaste prijs per fase. Je bent eigenaar van de datalaag, de definities en de dashboards. Wil je binnen een maand af van de maandelijkse Excel-rapportage? Bel 013 234 0782 of plan een gratis adviesgesprek; binnen twee werkdagen heb je een prijsindicatie.