Wat is AI-implementatie in het mkb?
AI-implementatie is het traject van 'we moeten iets met AI' naar één of meer werkende toepassingen die aantoonbaar tijd, fouten of kosten besparen. In de praktijk is dat zelden een groot programma. Het is een scan van je processen, een keuze voor het proces met de beste verhouding tussen besparing en risico, een pilot van een paar weken die je met echte data meet, en daarna stap voor stap opschalen naar andere processen. AI voor het mkb werkt als je klein begint en het resultaat meet, niet als je een strategie koopt en dan hoopt dat iemand hem uitvoert.
We zien ondernemers die een AI-consultancy hebben ingehuurd en een rapport van zestig pagina's hebben gekregen met daarin 'kansen' en 'roadmaps', maar geen enkele regel werkende software. Wij doen het andersom. De AI-scan is kort, concreet en geprijsd per proces. Wat eruit komt, bouwen we zelf, of we zeggen eerlijk dat het niet loont.
Voor wie is een AI-scan zinvol?
Voor mkb-bedrijven van ongeveer tien tot driehonderd medewerkers waar veel tijd zit in lezen, sorteren, overtypen, beantwoorden en controleren. Typische aanleidingen:
- Een directie die vragen krijgt van medewerkers die zelf al met ChatGPT werken, en die wil weten wat veilig en zinvol is en wat niet.
- Een groothandel of producent waar de binnendienst groeit terwijl de omzet per medewerker gelijk blijft.
- Een dienstverlener die klantvragen via e-mail, telefoon en WhatsApp binnenkrijgt en steeds langer wachttijden ziet.
- Een administratiekantoor of financiële afdeling die piekt bij maand- en jaarafsluitingen door handmatige verwerking.
- Een bedrijf dat een AI-strategie op papier heeft, maar niet weet hoe de eerste toepassing er concreet uitziet.
- Een organisatie die met persoonsgegevens werkt en AI wil inzetten zonder in strijd te komen met de AVG.
Hoe de AI-scan werkt
De scan duurt twee weken. In week één spreken we op locatie met de mensen die het werk doen: binnendienst, administratie, service, planning. We volgen een aantal processen van begin tot eind en noteren waar tijd in zit, waar fouten ontstaan en welke systemen en data erbij betrokken zijn. In week twee beoordelen we per kandidaat drie dingen. De besparing: hoeveel uren per week, en wat is dat waard. Het risico: wat gebeurt er als de AI iets fout doet, en kan een mens dat onderscheppen. De haalbaarheid: is de data beschikbaar, zijn de systemen te koppelen, mag het onder de AVG.
Het resultaat is een lijst van meestal vijf tot tien kandidaten, gerangschikt, met per kandidaat een korte omschrijving van de oplossing, de verwachte besparing, het risico en een vaste prijs voor een pilot. Daarbij benoemen we ook wat we afraden: processen waar klassieke procesautomatisering goedkoper is, waar de data te rommelig is of waar de risico's niet opwegen tegen de winst. Vaak staat er bovenaan iets onspectaculairs, zoals documentverwerking van inkomende orders of het voorsorteren van een gedeelde mailbox. Dat is geen teleurstelling, dat is waar het geld zit.
Wat kost AI-implementatie?
De scan heeft een vaste prijs. Voor de trajecten daarna krijg je per pilot een vaste prijs uit de scan, zodat je per stap beslist. Gebruikskosten voor modellen komen erbij en zijn bij de meeste mkb-toepassingen enkele tientallen tot enkele honderden euro's per maand. Indicatieve ranges, exclusief btw:
- AI-scan van twee weken met geprioriteerde kandidatenlijst, risicobeoordeling en pilotprijzen: €2.950 tot €4.500, afhankelijk van het aantal afdelingen
- Pilot van één toepassing op echte data, met meetlat en advies over doorgaan: €3.500 tot €7.500
- Eerste toepassing in productie, bijvoorbeeld mailclassificatie of documentverwerking met controlescherm: €6.500 tot €20.000
- Interne kennisassistent of klantgerichte assistent op eigen data: €8.500 tot €30.000, zie AI op eigen data
- Opschaling naar meerdere processen met gedeelde infrastructuur en beleid: €20.000 tot €60.000 per jaar, in sprints
- AI-beleid en verwerkersafspraken voor medewerkers en leveranciers, inclusief korte training: €1.500 tot €3.500
Een gemiddeld mkb-bedrijf besteedt in het eerste jaar €15.000 tot €35.000 aan AI-implementatie en heeft dan één of twee toepassingen draaien die samen tien tot dertig uur per week besparen. De scan is bedoeld om die rekensom vooraf per proces te kunnen maken.
Wat wij anders doen dan AI consultancy
Een adviesbureau verdient aan advies; wij verdienen aan software die werkt. Dat verschil merk je in de scan: we schrijven geen visie op, we schatten bouwkosten en besparingen en zetten onze naam onder de prijs. Het merk je in de pilot: die is bedoeld om te meten, met een percentage of een aantal uren als meetlat, en als de meting tegenvalt stoppen we. En het merk je bij het opschalen: we bouwen een gedeelde basis in Python, met een verwisselbare modellaag (OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI in de EU of open-source modellen zoals Mistral op een EU-server), koppelingen met Exact, AFAS en Microsoft 365, en logging van elke uitkomst, zodat de tweede en derde toepassing goedkoper zijn dan de eerste.
Wat we ook doen: eerlijk zijn over grenzen. AI is goed in taal, documenten en patronen, en slecht in rekenregels, in situaties zonder voorbeelden en in beslissingen waar iemand verantwoordelijk voor moet zijn. Die beslissingen leggen we bij een mens, met de AI als voorbereider. Voor de AVG leggen we vast welke data waar wordt verwerkt, dat klantdata niet voor training wordt gebruikt en wie toegang heeft. Wil je vooraf inschatten wat de eerste toepassingen kosten en opleveren, lees dan ook wat kost AI-implementatie en ons overzicht van AI-automatisering.
AI-implementatie in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders begeleidt AI-implementaties vanuit Tilburg voor mkb-bedrijven in Brabant en heel Nederland. De scan doen we op locatie, want op de werkvloer zie je waar de tijd zit; de bouw en de pilots doen we grotendeels op afstand met regelmatig overleg. Wil je weten welke drie processen in jouw bedrijf het eerst in aanmerking komen? Bel 013 234 0782 of plan een gratis adviesgesprek van dertig minuten. Daarin geven we je al een eerste inschatting, nog voor de scan.