Wat is documentverwerking met AI?
Documentverwerking met AI is software die inkomende documenten leest zoals een ervaren administratief medewerker dat doet: het herkent wat voor document het is, haalt de relevante gegevens eruit, controleert die tegen wat je al weet en zet het resultaat klaar in het systeem waar het hoort. Een inkoopfactuur in pdf wordt een conceptboeking in Exact of AFAS, inclusief leverancier, factuurnummer, regels, btw en kostenplaats. Een bestelling die per e-mail binnenkomt als bijlage, als tekst in de mail zelf of als foto van een bestellijst, wordt een orderregel in je ERP met de juiste artikelnummers.
Het verschil met klassieke OCR en sjablonen is dat je geen sjabloon per leverancier meer hoeft te onderhouden. Taalmodellen begrijpen dat 'factuurdatum', 'datum' en 'invoice date' hetzelfde betekenen en dat een totaalbedrag onderaan staat, ook als de opmaak elke maand anders is. Voor factuurverwerking met AI betekent dat: één opstelling die met alle leveranciers overweg kan, met een controlescherm ertussen voor de gevallen waarin de software twijfelt.
Welke documenten kun je automatisch laten verwerken?
Bijna alles wat nu handmatig wordt overgetypt of nagekeken. Wat we het vaakst bouwen:
- Inkoopfacturen en creditnota's, gematcht met inkooporders of projecten en klaargezet ter goedkeuring in de boekhouding.
- Verkooporders die per e-mail, pdf, Excel of foto binnenkomen bij een groothandel of producent, vertaald naar artikelnummers uit je eigen bestand.
- Pakbonnen en vrachtbrieven, gecontroleerd tegen de bestelling om afwijkingen in aantallen direct te signaleren.
- Contracten en offertes van leveranciers, waaruit looptijd, opzegtermijn, prijsafspraken en indexatieclausules worden gehaald voor een contractregister.
- E-mails naar een gedeelde mailbox, gesorteerd op onderwerp en urgentie, met de bijlagen automatisch aan de juiste zaak gekoppeld.
- Formulieren en aanvragen van klanten, zoals inschrijvingen, schadeformulieren of keuringsrapporten, omgezet naar gestructureerde records.
Handgeschreven documenten en slechte foto's kunnen ook, maar met een lager slagingspercentage. Daar zijn we eerlijk over en daar richten we het controlescherm op in.
Hoe nauwkeurig is AI documenten verwerken in de praktijk?
Een eerlijk antwoord is belangrijker dan een mooi antwoord. Bij getypte facturen en orders in pdf halen we in de proef doorgaans 92 tot 97 procent van de velden correct uitgelezen zonder menselijke correctie. Bij regelniveau (elke orderregel apart, met artikelnummer en aantal) ligt dat iets lager, rond de 88 tot 95 procent, vooral omdat artikelomschrijvingen van klanten zelden overeenkomen met jouw artikelbestand. Bij foto's van documenten of handgeschreven bestellijsten moet je rekenen op 70 tot 85 procent.
Die percentages zijn geen probleem als de software zelf weet wanneer ze twijfelt. Daarom krijgt elk uitgelezen veld een zekerheidsscore en een verwijzing naar de plek op het document. Velden onder de drempel, ontbrekende gegevens en documenten die niet kloppen met de bestelling belanden in het controlescherm. Een medewerker ziet het document links, de uitgelezen gegevens rechts, corrigeert in een paar seconden en keurt goed. Correcties worden opgeslagen en gebruikt om regels en instructies aan te scherpen, zonder dat jouw documenten in een model van een leverancier terechtkomen. Zo daalt het aantal handmatige acties in de eerste maanden na livegang meestal verder.
Wat kost documentverwerking met AI?
We werken met een vaste prijs per fase. Naast de bouw betaal je gebruikskosten voor het model, bij enkele duizenden documenten per maand meestal tussen de €30 en €150 per maand. Indicatieve ranges voor de bouw, exclusief btw:
- Proef op honderd tot tweehonderd van jouw echte documenten, met meting per veld en advies: €2.000 tot €4.000
- Inkoopfactuurverwerking met controlescherm en koppeling naar Exact, AFAS of een ander boekhoudpakket: €6.500 tot €14.000
- Orderverwerking uit e-mail en pdf met matching op je artikelbestand en conceptorders in het ERP: €9.000 tot €22.000
- Contractregister met automatische extractie van looptijden, opzegtermijnen en prijsafspraken: €7.500 tot €16.000
- Verwerking van een gedeelde mailbox met classificatie en koppeling van bijlagen aan zaken: €6.500 tot €13.000
- Beheer, kwaliteitsmonitoring en aanpassingen bij nieuwe documenttypen: vanaf €175 per maand
Een rekenvoorbeeld: een administratie die 600 inkoopfacturen per maand verwerkt en daar gemiddeld vier minuten per factuur aan kwijt is, besteedt daar 40 uur per maand aan. Als driekwart daarvan verdwijnt, is een investering van €10.000 in ongeveer een jaar terugverdiend. Wil je de ordestroom ook laten opvolgen door software die zelf vervolgstappen zet, kijk dan naar AI-agents laten bouwen.
Onze aanpak bij documentverwerking
We beginnen met een proef, niet met een offerte voor het hele traject. Je levert een steekproef van echte documenten aan, het liefst inclusief de lastige gevallen. Wij bouwen in een tot twee weken een werkende uitleesopstelling in Python, meten per veld hoe vaak het klopt en laten je de uitkomsten zien naast de originelen. Op basis van die meting bepalen we samen de controledrempels en de vaste prijs voor de bouw.
Daarna bouwen we de verwerking in sprints van twee weken: het inlezen uit mailbox of map, de extractie via een taalmodel, de controles tegen je artikel- of leveranciersbestand, het controlescherm en de API-koppeling naar je ERP of boekhouding. Voor documenten met gevoelige gegevens gebruiken we Azure OpenAI in een EU-regio of een open-source model zoals Mistral op een server in de EU; de keuze leggen we vast in de verwerkersovereenkomst. De modellaag is verwisselbaar, zodat je niet vastzit aan één leverancier. Is de documentstroom onderdeel van een breder proces, dan combineren we dit met AI-automatisering van de stappen eromheen. Hoe AI in bestaande applicaties past lees je bij AI-integratie in software.
Documentverwerking met AI in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders bouwt documentverwerking vanuit Tilburg voor groothandels, producenten, installateurs, logistiek dienstverleners en administratiekantoren in Brabant en heel Nederland. De proef doen we op afstand met jouw documenten; de inrichting van het controlescherm stemmen we graag op locatie af met de mensen die er dagelijks mee werken. Wil je weten hoeveel van jouw documenten zonder handwerk verwerkt kunnen worden? Bel 013 234 0782 of plan een gratis adviesgesprek van dertig minuten. Je krijgt binnen twee werkdagen een prijsindicatie.