Bedrijfsapp voor thuiszorgmedewerkers met offline registratie

De organisatie levert thuiszorg en begeleiding aan ongeveer 350 cliënten in Helmond en de omliggende dorpen, met zo'n 80 medewerkers die het grootste deel van hun dag bij cliënten thuis zijn. Het rooster werd wekelijks als PDF gemaild, wijzigingen gingen via de telefoon en de gewerkte uren en verrichtingen werden op papieren weekstaten bijgehouden. Op maandag typten twee administratief medewerkers de weekstaten over voor de declaratie en de salarisadministratie.

Dat leverde achterstand op, fouten in declaraties en veel navraag bij medewerkers over onleesbare of onvolledige staten. Een bestaande zorgapp was geprobeerd, maar die vereiste een constante internetverbinding en viel stil in appartementencomplexen en buitengebieden. De organisatie wilde een app die past op haar eigen werkwijze, offline betrouwbaar is, zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens en de administratie op kantoor ontlast.

We zijn gestart met twee meeloopdagen bij verschillende medewerkers, om te zien hoe een dag verloopt, waar het bereik wegvalt en welke informatie een medewerker echt nodig heeft bij een cliënt. Daarna hebben we een vaste prijs per fase afgesproken en de app in sprints van twee weken gebouwd, met een groep van acht medewerkers als testgebruikers vanaf de tweede sprint.

• Een app voor Android en iOS, gebouwd in Flutter, met het persoonlijke dagrooster, cliëntgegevens die voor de dienst nodig zijn en routes naar het volgende adres.
• Registratie van start- en eindtijd, verrichtingen en korte rapportages per bezoek, met zo weinig mogelijk typwerk.
• Offline werking: de app slaat alles lokaal versleuteld op en synchroniseert automatisch zodra er verbinding is, met duidelijke weergave van wat nog niet is verzonden.
• Een planningsomgeving voor kantoor waarin roosterwijzigingen direct naar de app gaan en medewerkers een melding krijgen.
• Automatische aanlevering van goedgekeurde uren aan de salaris- en declaratieadministratie, met een controlescherm voor afwijkingen.
• Beveiliging met tweefactorauthenticatie, rolgebaseerde toegang, logging van inzage en hosting in Nederland, afgestemd op de eisen uit de verwerkersovereenkomst van de organisatie.

Na de livegang hebben we het beheer en de hosting overgenomen, zodat de organisatie zelf geen technisch beheer hoeft te doen. Meer over deze aanpak lees je bij bedrijfsapps voor de buitendienst.

Het project duurde zestien weken voor een vaste prijs van €58.000 excl. btw, inclusief de planningsomgeving voor kantoor. Papieren weekstaten zijn verdwenen: de registratie is aan het einde van elke dag compleet en op maandag is er geen overtypwerk meer. Medewerkers besteden gemiddeld drie uur per week minder aan administratie, wat neerkomt op ruim tweehonderd uur per week over de hele organisatie. Het aantal correcties op declaraties daalde in het eerste kwartaal met ongeveer 70%. De app wordt door alle 80 medewerkers gebruikt, ook door wie er in het begin tegenop zag. Na de eerste maanden hebben we op verzoek van medewerkers een module voor het doorgeven van beschikbaarheid toegevoegd, zodat ook het roosteren minder telefoontjes oplevert. De organisatie is eigenaar van de broncode; hosting en beheer verzorgen wij voor een vast maandbedrag.