ERP op maat of een standaard ERP-pakket? Vergelijk kosten, doorlooptijd, flexibiliteit en risico's, en ontdek wanneer een hybride aanpak de slimste keuze is.
Samenvatting
Een standaard ERP-pakket is de beste keuze als je processen grotendeels gangbaar zijn en je bereid bent je werkwijze aan te passen. ERP op maat loont als je kernproces afwijkt van de standaard, als je een pakket maar voor een klein deel zou gebruiken, of als licentiekosten bij veel gebruikers uit de hand lopen. ERP op maat kost vanaf €75.000 en duurt 6 tot 12 maanden; een standaard ERP kost €50 tot €200 per gebruiker per maand plus €20.000 tot €100.000 implementatie. Voor de meeste mkb-bedrijven is een hybride oplossing het verstandigst.
ERP op maat of standaard ERP: waar gaat het eigenlijk over?
ERP (enterprise resource planning) is de software waarin je bedrijfsprocessen samenkomen: orders, inkoop, voorraad, productie, planning, facturatie en vaak ook CRM en projecten. Bekende standaardpakketten in Nederland zijn Exact, AFAS, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo en SAP Business One. ERP op maat is een systeem dat specifiek voor jouw bedrijf wordt gebouwd, met precies de modules en de logica die jouw proces vraagt. De keuze tussen ERP op maat of een standaard ERP is een van de grootste IT-beslissingen die een mkb-bedrijf neemt, want je zit er tien jaar of langer aan vast. Reden genoeg om hem eerlijk te bekijken, ook door ons als bureau dat maatwerk bouwt.
Standaard ERP: voordelen en nadelen
De voordelen van een standaard ERP-pakket
- Bewezen functionaliteit: boekhouding, btw-aangifte, voorraadwaardering en salariskoppelingen zijn af en voldoen aan wet- en regelgeving.
- Snellere start: een implementatie duurt 3 tot 9 maanden, en de software zelf bestaat al.
- Lagere investering vooraf: je betaalt licenties per maand en een implementatie, geen volledige bouw.
- Ecosysteem: consultants, trainingen, koppelingen en gebruikers die het pakket kennen zijn breed beschikbaar.
- Updates en compliance zitten in het abonnement.
Voor een handelsbedrijf of dienstverlener met gangbare processen is een standaardpakket in negen van de tien gevallen de juiste keuze. Probeer daar niet omheen te bouwen.
De nadelen van standaard ERP die je pas later merkt
Wat ERP-leveranciers minder graag vertellen: een standaardpakket dekt zelden meer dan 70 tot 80 procent van je proces. De rest los je op met maatwerk binnen het pakket (duur en breekbaar bij updates), met Excel-lijsten naast het systeem, of door je proces te veranderen. De licentiekosten lopen op: 40 gebruikers voor €100 per maand is €48.000 per jaar, tien jaar lang, met jaarlijkse prijsverhogingen. En je bent afhankelijk van de roadmap van de leverancier; als die besluit een module te stoppen of een versie uit te faseren, moet je mee. Veel bedrijven die bij ons aankloppen, zitten met een ERP dat na drie jaar implementeren nog steeds niet doet wat de verkoper beloofde.
ERP op maat: voordelen en nadelen
De voordelen van ERP op maat
- Volledige aansluiting op je proces: geen workarounds, geen Excel ernaast, geen module die je nooit gebruikt.
- Geen licentie per gebruiker: bij 40 of meer gebruikers is dat over vijf jaar vaak het verschil tussen goedkoper en duurder.
- Eigendom: broncode en data zijn van jou, je bepaalt zelf wat wanneer verandert.
- Onderscheidend vermogen: je calculatiemethode, je planning of je klantproces zit in de software en je concurrent kan die niet kopen.
- Koppelt met alles: een moderne API-laag maakt koppelingen met webshops, leveranciers en klanten eenvoudig.
Meer over wat wij bouwen lees je op de pagina over ERP op maat.
De nadelen van ERP op maat (net zo eerlijk)
ERP op maat is een groot project. De investering begint bij €75.000 en loopt bij een compleet systeem met productie, voorraad, inkoop en facturatie op tot €150.000 of meer. De doorlooptijd is 6 tot 12 maanden, al zie je in sprints van twee weken vanaf de eerste maand werkende onderdelen. Je bent verantwoordelijk voor onderhoud: 10 tot 20 procent van de bouwkosten per jaar. Wettelijke zaken zoals btw-aangifte en jaarrekening moet je bouwen of, verstandiger, uitbesteden aan een boekhoudpakket via een koppeling. En je hebt een partner nodig die het systeem jarenlang kan blijven doorontwikkelen; kies daarom open technologie en leg eigendom vast.
Kostenvergelijking over vijf jaar
Een rekenvoorbeeld voor een bedrijf met 40 gebruikers, exclusief btw en afgerond:
- Standaard ERP: implementatie €50.000, licenties €100 per gebruiker per maand is €48.000 per jaar, maatwerk binnen het pakket en consultancy €10.000 per jaar. Totaal over vijf jaar: circa €340.000.
- ERP op maat: bouw €120.000, onderhoud en doorontwikkeling €20.000 per jaar, hosting €4.000 per jaar, boekhoudpakket ernaast €3.000 per jaar. Totaal over vijf jaar: circa €255.000.
- Hybride: standaard ERP voor financiën en inkoop met 10 gebruikers (€30.000 implementatie, €12.000 licenties per jaar) plus maatwerk voor planning en productie (€60.000 bouw, €10.000 onderhoud per jaar). Totaal over vijf jaar: circa €200.000.
De uitkomst hangt sterk af van je gebruikersaantal en van hoeveel maatwerk je in het standaardpakket nodig hebt. Bij 10 gebruikers wint standaard bijna altijd; bij 40 of meer kantelt het. Reken het altijd door voor je eigen situatie; een uitgebreider overzicht van tarieven staat in wat kost maatwerk software.
De hybride aanpak: standaard waar het kan, maatwerk waar het moet
De oplossing die wij het vaakst adviseren is geen van beide, maar een combinatie. Je neemt een standaardpakket voor het generieke deel: boekhouding, btw, salaris, eventueel inkoop en basisvoorraad. En je laat bedrijfssoftware op maat bouwen voor het deel waarmee je je onderscheidt: productieplanning, calculatie, een klantenportaal, een specifieke workflow. De twee worden gekoppeld via een API, zodat orders, klanten en facturen automatisch heen en weer stromen; zie ERP-koppelingen. Zo betaal je alleen licenties voor de mensen die het standaardpakket echt gebruiken en bouw je alleen wat een pakket niet kan.
Beslishulp: vijf vragen
- Welk deel van je proces is gangbaar en welk deel is uniek? Gangbaar: standaard. Uniek: maatwerk.
- Hoeveel gebruikers heb je over drie jaar? Onder de 15: standaard. Boven de 40: maatwerk of hybride serieus doorrekenen.
- Hoeveel maatwerk zou je binnen het standaardpakket nodig hebben? Meer dan 20 procent van de implementatiekosten: dan is echt maatwerk vaak stabieler.
- Ben je bereid je proces aan te passen aan het pakket? Nee: maatwerk. Ja: standaard.
- Heb je een bestaand legacy ERP? Lees dan eerst legacy software vervangen of moderniseren, want stapsgewijs vervangen is vaak beter dan een big bang.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een maakbedrijf uit Eindhoven werkte op een verouderd ERP dat niemand meer kon onderhouden. Een standaardpakket dekte de financiën en inkoop prima, maar de productieplanning met eigen bewerkingsstappen en machinebezetting paste in geen enkel pakket zonder duur maatwerk erbovenop. De keuze werd hybride: een standaard boekhoud- en inkooppakket, gekoppeld aan een op maat gebouwde planning- en productiemodule. De datamigratie uit het oude systeem was het lastigste deel; lees hoe we dat aanpakten in de case legacy ERP vervangen in de maakindustrie.
Maatwerk software in Tilburg, Brabant en heel Nederland
SuperCoders bouwt vanuit Tilburg ERP op maat en hybride oplossingen voor bedrijven in Brabant en heel Nederland. We adviseren eerlijk, ook als een standaardpakket beter past, en bouwen daarna in sprints met een vaste prijs per fase, eigen developers in Nederland en de broncode in jouw handen. Twijfel je tussen ERP op maat of standaard? Plan een gratis adviesgesprek van 30 minuten of bel 013 234 0782. We rekenen de vijfjaarsvergelijking graag met je door.